Toda a contratação de um novo ERP traz um sentimento de alívio e felicidade para o varejista. Finalmente, AGORA seus problemas de gestão serão resolvidos e ele poderá crescer sem ser atrapalhado por um sistema que não funciona, que não é confiável e que está todo bagunçado. Agora nós vamos resolver tudo isso!
A questão é que a expectativa nem sempre reflete de fato a realidade. Infelizmente, nem todos os executivos de venda são claros sob o projeto de implantação em si e muitas vezes fazem o cliente sonhar com algo que não será possível: assinar um contrato e pronto, todos os problemas estarão resolvidos.
Contratou a Logus? E agora?
Na Logus temos como um de nossos valores jogar aberto com o cliente, falar a verdade, pois é importante que o cliente saiba o que ele está contratando e como irá receber o que contratou.
Por isso elaboramos esse post para explicar o que acontece logo após o contrato ser assinado e as 8 etapas de projeto que virão a seguir:
Obs.: Antes de conhecer as etapas é importante deixar uma coisa clara: trabalhar com 8 etapas não significa criar uma burocracia que tornará seu projeto lento. Pelo contrário. Temos implantações recentes que foram entregues em menos de 30 dias, entre o contrato assinado e a loja do cliente operando com o Logus ERP. As 8 etapas são apenas uma metodologia de organização, para ter certeza de que nada faltou e que o projeto de nossos clientes será um sucesso.
1 – Abertura do Projeto:
Nessa etapa nosso comercial faz a passagem de bastão do negócio para o time de serviços. Primeiro elaboramos um formulário de pedido interno bem detalhado, descrevendo como foi a negociação e tudo aquilo que é importante para nosso cliente. Ou seja: por mais que exista um projeto bem detalhado de implantação, conseguimos, com essa etapa, dar um ar de personalização para cada projeto, atendendo a dores específicas de cada cliente com mais carinho e dedicação.
Também disponibilizamos de imediato o acesso ao Logus EAD para que os usuários do sistema possam começar a estudar os primeiros módulos que serão implantados. Se quiser conhecer mais sobre o Logus EAD é só clicar aqui [link para o Post sobre o EAD]
2 – Plano de Aderência:
Agora, nosso time de serviços vai analisar, junto com nosso cliente, todas as atividades e tarefas que fazem no sistema atual. Objetivo: não deixar faltar nada para nosso cliente. Se identificarmos algum relatório ou recurso importante que nossos sistemas não possuem, buscaremos uma forma de atender, seja com um processo alternativo mas que leve ao mesmo resultado, seja com o desenvolvimento de algum imprescindível. O que é certo? Que nosso cliente não irá virar sua operação sem isso.
3 – Parametrizações:
Enquanto o plano de aderência acontece nosso time de serviços está preparando o ambiente do sistema, seja com instalação local (servidores do cliente), seja na nuvem.
Na sequência acontece a etapa de parametrizações, que pessoalmente considero a mais importante de todas. Uma característica fundamental de um bom ERP é sua capacidade de parametrização, que basicamente permite que o sistema adote diversos comportamentos diferentes, para resolver uma mesma tarefa.
Nessa etapa a participação do cliente, em especial da diretoria, é importantíssima, pois a forma como o ERP será parametrizado vai definir a forma como ele será utilizado depois.
4 – Instalação e Treinamento:
Agora começamos a instalar os acessos do sistema nas máquinas dos usuários e o treinamento em si começa, pelos cadastros básicos: empresas, usuários, permissões de acesso, contas correntes e outros.
5 – Migração dos Dados:
Nessa etapa definimos com o cliente se o cadastro de produtos será importado ou se começaremos do zero. Fizemos um Post recente sobre o assunto. Vale conferir clicando aqui.
Apenas para adiantar caso você não tenha tempo de ler o Post: o que vai definir se o cadastro será importado ou não é sua qualidade atual. Temos que fazer nossa parte, como parceiros de longo prazo de nossos clientes, em defender aquilo que julgamos melhor, para cada empresa. Entretanto, não somos insensíveis ou inflexíveis sobre o assunto. Cada projeto tem uma realidade diferente e nossa metodologia se adapta.
6 – Simulação da Base de Dados:
A primeira de duas etapas coringas que mesmo nossos concorrentes mais competentes não fazem. Aquilo que faz a Logus ser, de fato, diferente da concorrência.
Aqui nós testamos uma operação de ponta a ponta no sistema para ter certeza que tudo foi parametrizado e cadastrado corretamente. Do pedido de compras à entrada de NF, passando pela conferência de recebimento, precificação, contas a pagar, carga para os PDVs, venda, tesouraria, fechamento de caixa, contas a receber, plano de contas, contabilidade e apuração de resultados.
Porque fazemos isso? Porque sabemos que, uma vez os PDVs virados, sair arrumando pendência que foi deixada para trás é bem mais difícil. E também para que nosso cliente tenha ciência de que, se algo foi pensado para ser feito depois, que saiba de cara o impacto que isso trará e já fique consciente do que precisará ser feito depois da virada dos PDVs.
Aqui também fazemos o pente fino do cadastro de produtos, instalação dos PDVs e treinamento das operadoras e fiscais de caixa, atualizamos os preços dos produtos e marcamos a virada para o dia seguinte.
7 – Produção:
Virada da loja e acompanhamento. Essa etapa é composta pelo dia D, primeiro dia de operação do cliente com nossos PDVs e ERP funcionando. Auxiliamos no fechamento e conferência dos caixas das operadoras, tratamento dos dados na tesouraria e auditoria de vendas versus fechamento no ERP.
Passado o momento de maior tensão, vamos a etapa 8.
8. Acompanhamento da Operação:
Nosso segundo coringa. E aqui, o diferencial só é possível porque nosso time de serviços é formado por gente que conhece do varejo, muitos já tendo trabalhado em supermercados inclusive.
Quero dar apenas um exemplo do que fazemos nessa etapa. O Logus ERP possui um relatório chamado Análise de Ruptura de Estoque. Você pode visualizá-lo abaixo:
Passado o mês 1 da virada, tiramos esse relatório e começamos a mostrar para o cliente onde estão seus problemas de ruptura, seja na compra, seja no abastecimento.
Como assim?
Simples. Não significa que porque você é um bom comprador será, automaticamente, eficiente na hora de vender. Basta que seus repositores não coloquem a mercadoria na área de vendas que suas compras eficientes não surtirão efeito.
E isso acontece?
Muito. Na verdade o tempo todo. Seus repositores tomam decisões o tempo todo na loja, muitas vezes motivados por quererem ajudar, sem informação e acabam, por vezes, deixando de repor um produto simplesmente porque acham que esse produto vende pouco.
Com nosso relatório de análise de ruptura auxiliamos nossos clientes a consertar essa operação, transformando isso em um processo diário de conferência que, aos poucos, vai eliminando sua ruptura.
Não é raro nossos clientes pagarem o investimento na implantação somente arredondando esse processo, com o excedente das vendas.
Se você leu nosso Post até aqui imagino que já conseguiu perceber as enormes diferenças que nossa metodologia de implantação possui em relação a outras empresas. Mas, ainda assim, te faço um convite: experimente perguntar. Pergunte aos executivos de outras empresas como o processo de implantação funciona. Meça os detalhes, aquilo que será dito por eles e compare.
A entrega (ou a forma como ela é feita em si) é tão ou mais importante que o preço negociado pelo sistema. A maturidade da entrega simplesmente vai definir se será possível (ou não) cumprir aquilo que foi vendido.
