Como trocar de sistema sem dar M&rd@ ?

Como trocar de sistema sem dar M&rd@ ?

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Quando o varejista fecha um negócio com uma empresa de Software a expectativa de todos fica muito alta. Mas, muitas vezes, a expectativa do varejista é rapidamente frustrada por uma série de problemas que começam a acontecer. Na visão do varejista, a empresa de software não está dando a atenção devida e não está cumprindo com aquilo que foi combinado.

Pensando nisso elaboramos esse guia com dicas para que você contrate uma nova empresa de forma consciente e se precavendo para que problemas de alinhamento não façam seu projeto naufragar:

O projeto de troca de sistema precisa de um dono, mas não do “dono”.

A primeira coisa que você vai precisar estabelecer é um dono para o projeto. Você vai delegar isso para um funcionário de confiança ou com experiência, para ser a ponte entre sua empresa e seu fornecedor de software.

O trabalho dessa pessoa é:

  • Garantir que o cronograma seja cumprido;
  • Atender os pedidos da empresa de software, como disponibilizar servidores, comprar equipamentos, fazer agendas dos colaboradores que receberão treinamento, etc…
  • Gerenciar as equipes de sua empresa que estão trabalhando no projeto – quem está cadastrando produtos e o andamento, operadores de PDV, fiscais, pessoal da tesouraria, controladoria, etc…

É um papel com alto grau de responsabilidade e que demanda tempo e atenção. Por este motivo não recomendamos que o dono fique à frente disso. Não estamos sugerindo com isso que o “delarque” o projeto na mão de seu funcionário. Pelo contrário. Ele deve estar envolvido em todas as decisões que precisam ser tomadas, embora não precise colocar a mão em cada uma das coisas que precisa ser feitas.

Isso porque a agenda do dono é muito corrida. São dezenas de coisas acontecendo na sua rotina e, dedicar tempo e atenção para ser líder de projeto de troca de sistema torna-se inviável. Quando os donos assumem esse papel acabam por deixar o projeto abandonado em um canto e, meses depois, estão insatisfeitos, arrumando culpados por sua frustração de não ver a troca de sistema acontecer como deveria.

A empresa que for fazer a troca de Software precisa te entregar um cronograma. E você e sua equipe precisam ajustá-lo!

Projeto de troca de sistema sem cronograma é inadmissível. E qualquer empresa de software minimamente responsável precisa te entregar um. O cronograma de atividades, datas e responsáveis é uma bússola, o mapa que precisa ser seguido e perseguido.

Um projeto sem cronograma não é um projeto. É um desejo. Todos podem ter vontade de executá-lo, mas ele pode não sair do papel simplesmente porque não há um compromisso com a entrega. 

Entendendo isso, vamos a um fato: cada projeto é um projeto. Não adianta a empresa de software vir com um cronograma padrão e fazer você “engolir” esse cronograma. Você e sua equipe precisam, em conjunto com o fornecedor de software, ajustar o cronograma a sua realidade.

Imaginem que sua empresa usa um software desenvolvido para você, personalizado. Então, seu fornecedor resolve mudar de área de atuação, se aposenta ou simplesmente some. O que acontece com esse sistema? Fica sem atualização. 

Como eu troco de Software e não faço Merd@... - Logus Retail

Empresa de software te apresentou um cronograma detalhado de implantação?

Agora imaginem que toda a sua concorrência já está aceitando PIX, Carteiras digitais, já possui um app de delivery e você não tem nada disso porque seu software está desatualizado. Na boa: você não tem tempo de implantar todos os processos redondinhos. Você precisa virar o quanto antes suas lojas para o novo sistema. E, se a empresa de software te apresentou um cronograma detalhado de implantação de tudo na matriz antes de virar as lojas? Você simplesmente vai engolir isso? Pode ser que sua empresa sequer exista até o projeto estar pronto.

Obviamente essa é uma decisão conjunta que você deve tomar com sua equipe e com a empresa de software. Mas, em um caso como esse, pode ser que você escolha virar as lojas primeiro para depois implantar o resto. E dá para fazer isso? Claro que sim. Pelo menos aqui na Logus com certeza. Adaptamos nosso cronograma de implantação as necessidades dos nossos clientes. Precisa ser assim porque o varejo é dinâmico demais para ficar esperando. 

Tenha certeza que o que foi vendido será implantado

Acredite se quiser varejista mas, para muitas empresas de software que existem no mercado, há uma grande diferença entre aquilo que o vendedor te vendeu e aquilo que o time de implantação irá executar.

Isso porque a comunicação entre esses dois times simplesmente não funciona. O Vendedor simplesmente avisa que vendeu e o time de implantação começa a executar o trabalho, sem o mínimo de informação necessária para fazê-lo do jeito que você espera.

É frustrante saber disso? Imagino que sim. Mas você pode se precaver disso da seguinte forma: pergunte ao vendedor como é o processo de passagem de bastão dele para o time de implantação, também conhecido como Kick Off.

Como garantir que de fato tem tudo no seu sistema?

Se o vendedor não souber te falar como isso é feito desconfie. Se ele te disser algo do tipo: fique tranquilo que o time de implantação vai marcar uma reunião para falar do projeto desconfie também. Pergunte o seguinte: OK, mas eu falei com você sobre diversas particularidades do nosso processo aqui. Como garantir que de fato tem tudo no seu sistema? Como a equipe de implantação vai conseguir trabalhar se não souber disso? Pergunte e avalie a resposta do vendedor.

Em última medida exija que essa passagem de bastão seja feita através de uma reunião, com a presença das equipes comercial e de implantação juntas e fale você os detalhes que te preocupam e aquilo que está sendo combinado.

Passagem de bastão acontecerá de forma correta

Essa é uma forma de você garantir que essa passagem de bastão acontecerá de forma correta, embora pessoalmente não recomendo a contratação de uma empresa que não faça isso.

Aqui na Logus esse é um processo obrigatório e, a depender da complexidade do projeto, fazemos o Kick off presencial sim, inclusive com ata de reunião e assinatura de todos os envolvidos.

Pode parecer burocrático mas não é: você está investimento tempo e milhares de reais em serviços e alocação do tempo de sua equipe. É preciso ter respeito por esse investimento, tanto do seu lado e da sua equipe quanto do lado da empresa de software

Esperamos que, com essas 3 dicas, você consiga fazer uma contratação de software mais consciente. E, vale sempre lembrar: estamos a sua disposição para levar sua empresa para um nível de gestão e rentabilidade completamente diferente do que você tem hoje, fechado?

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