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O Supermercado não é uma empresa como qualquer outra. Dentro de uma única loja podem existir um açougue, uma padaria, uma perfumaria, uma mercearia, uma floricultura, um bazar e diversos outros tipos de negócios. Portanto, implantar um ERP para Supermercado requer muito planejamento.

É importante conscientizarmos os supermercadistas disso pois uma implantação sem planejamento acarretará em diversos problemas futuramente. E nosso entendimento é que se você opta por trocar de fornecedor de ERP é justamente para parar de conviver com problemas de operação e falta de integridade de dados. Portanto cuidado: colocar a “faca no pescoço” da software house para que a entrega seja rápida demais apenas para atender um desejo seu pode ser perigoso e imprudente.

Dito isso o objetivo deste Post é sensibilizá-lo das etapas imprescindíveis de uma boa implantação e os prazos médios para que cada uma delas seja concluída. Por isso um alerta: qualquer fornecedor de ERP que não apresentar as etapas abaixo ou prazos condizentes com o que estamos listando deve ser encarado como um potencial aventureiro, por dois motivos: ou a empresa simplesmente não possui um processo de implantação estruturado ou negligenciará alguns cuidados para te entregar um serviço de má qualidade apenas para atender sua expectativa.

Abaixo listamos as 5 etapas principais em um processo de implantação:

  1. Planejamento e Agenda

Como são muitas etapas até a virada do primeiro PDV não dá para contar com a sorte. Planejar o passo a passo é fundamental. A primeira coisa a ser feita é escolher o responsável, o dono de projeto, tanto do fornecedor do ERP quanto do supermercado. Além destes donos quais serão os demais envolvidos? É importante listar o nome, e-mail e telefone de todos e envolvê-los em uma reunião de abertura de projetos.

Nesta reunião serão pactuadas as datas de cada etapa do projeto, de forma minuciosa e o responsável por cada uma delas. E a primeira agenda a ser feita, após a reunião de abertura de projeto, é o plano de aderência.

Tempo médio para Realização desta Etapa: de 07 a 14 dias.

2. Plano de Aderência

Nesta etapa o fornecedor do ERP escolhido deverá mapear todos os processos de cada área de sua empresa, através de entrevista com os usuários e observação do processo atual. Para cada departamento um documento deve ser criado levando em consideração 3 ítens:

  • Fluxo do Processo Atual: como cada usuário executa seu processo, seus pontos de atenção e dores que estão passando com o ERP atual;
  • Fluxo do Processo Ajustado: pactuado para a virada do sistema, levando em consideração todas as melhorias oferecidas pelo novo fornecedor de ERP;
  • Recursos a serem desenvolvidos (se houver): no levantamento de processos pode ser observado recursos imprescindíveis para o cliente que não estão contemplados na versão atual do ERP. Se estes recursos não puderem ser substituídos por outros haverá a necessidade de desenvolvimento. Estes, devem ser listados departamento por departamento, com prazo para entrega e responsável do cliente pela homologação.

Tempo médio para Realização desta Etapa: de 07 a 14 dias.

3. Parametrização do ERP

Uma vez feita a aderência é hora de começar a parametrizar o ERP. Nesta etapa os usuários serão cadastrados e será definido com os responsáveis pelo projeto o nível de acesso de cada usuário, o que cada um terá liberdade para fazer, etc… Também serão parametrizadas as regras de negócios para cada departamento.

Esta é uma das etapas mais importantes da implantação pois, uma parametrização equivocada pode apresentar resultados divergentes do esperado em áreas sensíveis, como financeiro, fiscal, contábil e outras.

Tempo médio para Realização desta Etapa: de 03 a 05 dias.

4. Treinamento de Operação

Agora é onde sua equipe de operação começará a trabalhar. A partir de agora a agenda de seus colaboradores deve ter espaço reservado para receber o treinamento para operação no novo ERP.

Como todo o projeto começa por cadastros é importante que o funcionário ou a equipe alocada para cadastrar clientes, fornecedores, divisão mercadológica, produtos, embalagens e outros esteja ciente da importância do projeto, onde se quer chegar e qual a data de virada das lojas para poder organizar seu fluxo de trabalho.

Os colaboradores envolvidos em cadastro precisam de tempo para trabalhar e apoio total de outras áreas da empresa, como comercial, fiscal, operações e outras. É importante sempre lembrar que os cadastros são o alicerce de um projeto de implantação de um ERP. Fazê-los de qualquer jeito fará com que sua empresa conviva por anos com problemas como informações sem integridade, vendas inconsistentes no PDV, apuração de impostos a pagar a maior e muitos outros. Temos um e-Book fantástico sobre como fazer um Cadastro estruturado de Produtos que você pode baixar aqui: e-book cadastro de produtos.

Uma vez finalizado o processo de cadastro é hora de começar o treinamento de operação. Esta agenda é a mais difícil de ser cumprida uma vez que o supermercado tem um dinamismo bastante grande e a equipe costuma ser enxuta, mesmo em empresas de médio e grande portes.

Aqui caberá atenção especial do responsável do projeto por parte do cliente. Ele precisará ter poder dado pela diretoria para fazer com que gerentes e usuários chave cumpram as agendas pactuadas com o fornecedor do ERP e não deixem as demandas do dia a dia atrapalharem o andamento do projeto.

Também deve se ter atenção especial com a homologação das customizações levantadas no Plano de Aderência. Por mais que na próxima etapa (testes) o funcionamento destas customizações serão validados é imprescindível saber se os usuários concordam com o que foi desenvolvido e dão seu aval para que estas pendências sejam encerradas.

Tempo médio para Realização desta Etapa: de 30 a 90 dias dependendo da complexidade do mix de produtos a ser cadastrado, a disponibilidade das equipes e a entrega das customizações.

5. Testes

Agora é hora de testar se as parametrizações, cadastros e treinamentos estão funcionando mesmo. Um bom teste envolve a entrada de uma nota fiscal, seu reflexo no financeiro, no fiscal e no contábil, o cadastro de um produto e suas embalagens, a precificação e programação de ofertas e envio destas para uma loja e muitos outros pontos.

Um grupo de usuários, com presença de pelo menos um para cada departamento, deve ser envolvido nesta etapa e o objetivo é um só: fazer com que cada operação “feche”. O fechar significa que todas as operações devem começar no departamento de origem e serem encerradas no departamento de destino.

Uma empresa de software de ERP com um bom processo de implementação tem este roteiro e a qualidade dele diz muito sobre a maturidade de seu processo de implantação e entrega. Pedir este relatório para avaliação antes do fechamento do negócio pode ser uma boa sacada para avaliar a maturidade da empresa que você está pensando em contratar.

Tempo médio para Realização desta Etapa: de 03 a 05 dias

Se contarmos o tempo do melhor e do pior cenário estimado teremos de 40 a 128 dias contados a partir da reunião de abertura de projeto para se pensar na virada dos PDVs da primeira loja.

Isso pode parecer muito se você entender que uma vez decidida a troca do seu ERP quanto antes melhor. Mas esse pensamento é equivocado porque tanto seu fornecedor de ERP quanto sua equipe de projetos está pensando no melhor para sua empresa. Negligenciar estas etapas ou fazer com pressa acarretam em diversos prejuízos já mencionados acima.

Quanto ao calendário de virada das lojas, tudo depende do tamanho de sua rede x a quantidade de mão de obra que você e a software house escolhida possuem. É possível virar 4, 8, 12 lojas de uma vez. Quem vai poder dizer o que é recomendado ou não é o comitê do projeto (líderes e envolvidos de ambos os lados).

Não recomendamos em hipótese alguma meter os pés pelas mãos. Viradas de lojas mal planejadas acarretam em desespero da equipe e clientes mal atendidos, que acarretam em perda de vendas.

Portanto, a palavra que resume bem um projeto de implantação de ERP em um supermercado é prudência, principalmente por parte da diretoria. Prudência na avaliação dos ERPs, das empresas, dos processos de implantação delas e, pós fechamento, do planejamento do projeto e da cobrança por resultados em prazos irreais.

É importante não confundir prudência com moleza e cronogramas infinitos que nunca são cumpridos. Uma coisa não ter a ver com a outra. Por este motivo mesmo vai a nossa última dica: escolha bem o gerente de Projeto do seu lado. O dono do Projeto troca de ERP da sua empresa. Não caia na besteira de deixar apenas a software house gerenciar isso. Não é papel dela. Escolha alguém de confiança que pode ser o Gerente de TI ou não, depende da dinâmica do seu negócio. Mas, em hipótese alguma, seja você o Gerente deste Projeto. Você perderá o que faz de melhor: seu olho clínico de fora da operação para corrigir com sabedoria o que não está indo bem.

Boa virada de ERP!



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